午前中に就労移行支援に行って来ました。
本日のプログラムは、「ビジネスメール」でした。
ビジネスメールに関する思い出話でもできればと思います。
目次
1.メールの書き方を習う
皆さんビジネスメールの書き方を習うことは、ないそうですね。
約8割のビジネスパーソンは、自分が書いたビジネスメールに自信がないそうです。
私は、大学で一通り習ったので、何となくは分かります。
今回のプログラムで書き方を確認しました。
プログラムで習った書き方は、私が大学で学んだ書き方と殆ど同じでした。
私は、経営学部だったので授業で手取り足取り習いました。
経営学部以外では「知のツールボックス」という本が全学生に配布されておりまして、この中にビジネスメールの書き方も載っていました。
しかし学生は、こういうものを読まないもので。
先生の愚痴を良く聞かされたものです。
今でも大学近くのブックオフには、沢山置いてあることでしょう。
2.書き言葉と話し言葉
ビジネスメールの書き方について良く聞く課題と言えば2つありますね。
ひとつは、書き言葉と話し言葉の問題です。
もう一つは、メール文の長さの問題です。
まずは書き言葉と話し言葉の問題から見てみましょう。
私の友達で、書き言葉と話し言葉の違いが分からなくて苦労している友達がいます。
私は、沢山本を読みますし、小説を書く時には、書き言葉を意識するのであまり気にしたことがありません。
しかし日本語にあまり触れない生活をしていたり、友達とだけメールのやり取りをしている人にとっては。難しいようです。
私だって完璧ではありません。
それなりには書けますが、完璧なメールというのは、清々しいものです。
大学時代のある職員さんが書くメールは、いつでも完璧で素晴らしかったことを覚えています。
上達するには、日本語に触れて数を書くしかないのかな、というのが現状の答えです。
3.長文メール問題
もう一つの問題、長さの問題があります。
私が使っているSNSを見ていると、実際のビジネスパーソンが長さの悩みを持っていることが分かります。
いちいち送られてくるメールが長いとげんなりします。
そしてその返信も長くなります。
人間の心理として、長い文章には、長い文章で返したくなる心理があるそうです。
そして長いメールの連鎖が、止まらなくなっていきます。
勿論、短いメールが良い、という方がいる一方で、長いメールが好み、という方もいます。
基本的に相手のメールの長さに合わせることが、無駄なトラブルを回避する方法なのかな、と思います。
4.まとめ
さて、今回は「ビジネスメール」についての記事でした。
ビジネスメールの書き方に不安を持っているビジネスパーソンは、約8割にのぼります。
問題点は、多くの場合2種類聞かれます。
「話し言葉と書き言葉」問題と「長文メール」問題です。
日本語に触れて場数を踏むことと、相手のメール文の長さに合わせる工夫が必要かと思われます。
とはいっても、私もメールが得意なわけではありません。
皆さんは、普段のメールでお悩みはないですか。